Was ist mobiles Arbeiten? Die Definition
Das mobile Arbeiten ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Mitarbeiter, die mobil arbeiten, haben dabei keinen festen Arbeitsplatz – weder im Büro noch zu Hause. Sie erbringen ihre Leistung, ohne dass der Arbeitsplatz vorgegeben ist. So können sie genauso gut von einem Café, einem Co-Working Space oder einem Park aus arbeiten.
Was ist der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und Home Office?
Anders als beim mobilen Arbeiten ist der Arbeitsort beim Home Office, im Gesetz auch Telearbeit genannt, klar definiert: das eigene Zuhause. Dafür wird vom Arbeitgeber ein fester Arbeitsplatz eingerichtet, der Laptop, Bildschirm, Maus, Tastatur und sogar die Büroausstattung umfasst. Dies ist in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und -nehmer wird festgelegt, wie viel Prozent seiner wöchentlichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer im Home Office arbeitet und wie viel des Equipments der Arbeitgeber finanziell trägt.
Das mobile Arbeiten ist also eine freiere Variante der Arbeit jenseits des Büros. Denn hier ist der Arbeitnehmer nicht an einen festen Arbeitsplatz zu Haus gebunden. Für das mobile Arbeiten gibt es momentan noch keine klaren gesetzlichen Regelungen. Arbeitgeber sollten aber zumindest nötiges Arbeitsequipment wie Laptop und Bildschirm bereitstellen, damit der Arbeitnehmer vernünftig und produktiv arbeiten kann.
Sowohl beim Home Office als auch beim mobilen Arbeiten haben Arbeitnehmer meist keinen festen Arbeitsplatz im Büro. Es kommt aber bei beiden Modellen darauf an, wie oft und wie lange der Arbeitnehmer auswärts arbeitet.
Wichtig: Sowohl für das Home Office als auch für das mobile Arbeiten gelten das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz.
>> Welche arbeitsrechtlichen Unterschiede gibt es zwischen diesen beiden Varianten? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick.
Checkliste: Mobiles Arbeiten effektiv umsetzen
Ob mobiles Arbeiten oder Home Office: Wenn Mitarbeiter*innen außerhalb des Büros arbeiten, muss an einiges gedacht werden. Mit dieser Checkliste ist das gar kein Problem!
Haben Arbeitnehmer ein Recht auf mobiles Arbeiten?
Nein, aus rechtlicher Sicht besteht kein Anspruch auf mobiles Arbeiten. Viele Arbeitgeber führen mobiles Arbeiten dennoch als Zusatzleistung in ihrem Unternehmen ein. Das zahlt zum einen auf ihre Employer Brand ein und ermöglicht mehr Flexibilität für den Arbeitnehmer. Zum anderen gibt es ihnen die Chance, deutschland- oder europaweit nach neuen Mitarbeiter*innen zu suchen, was den Kandidatenpool um einiges erweitert.
Was sind die Vorteile und Nachteile?
Es kommt immer auf die Arbeitsweisen, die Kultur und Teams an, ob sich mobiles Arbeiten für Sie lohnt. Diese Liste mit Vorteilen und Nachteilen unterstützt Sie dabei, eine Entscheidung zu treffen, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Was muss man (aus arbeitsrechtlicher Sicht) beachten?
Wer mobiles Arbeiten einführt, muss einige Aspekte beachten. Diese sind zum einen arbeitsrechtlicher Natur und zum anderen auf die Zusammenarbeit bezogen.
Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung und Versicherung
Auch beim mobilen Arbeiten tritt der Arbeitsschutz in Kraft. Bedeutet: Der Arbeitgeber muss sichergehen, dass der Arbeitnehmer keinen psychischen und physischen Gefahren ausgesetzt ist. Beim mobilen Arbeiten ist das schwer umsetzbar für den Arbeitgeber, weil er rein theoretisch jeden einzelnen Arbeitsplatz des Arbeitnehmers prüfen müsste. Deshalb lohnt es sich hier, mit Checklisten zu arbeiten, die der Arbeitnehmer durchgeht und anschließend unterschrieben an den Arbeitgeber zurückschickt.
>> Wie Sie eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchführen, erfahren Sie in diesem Artikel.
In Sachen Versicherung besteht noch keine klare Rechtsprechung. Es wird sich in Zukunft zeigen, ob wirklich jeder "mobile Arbeitsplatz” versichert ist. Bis dahin können sich Arbeitgeber an den Kriterien der Rechtsprechung zum Home Office orientieren.
Arbeitszeit
Wer außerhalb des Büros arbeitet, neigt mitunter dazu, zu viel zu arbeiten. Hier ist es wichtig, dass sich Führungskraft und Mitarbeiter*in gut absprechen und klare Erreichbarkeitszeiten definieren.
Auch beim mobilen Arbeiten gilt das Arbeitszeitgesetz, was besagt, dass Arbeitnehmer werktags nicht mehr als acht Stunden arbeiten dürfen und zwischen den Arbeitseinheiten eine Ruhezeit von elf Stunden einhalten müssen.
Auch wichtig: Beim mobilen Arbeiten neigen Mitarbeitende stärker dazu, trotz Krankheit zu arbeiten. Das wirkt sich auf die Produktivität und Arbeitsqualität aus. So steuern Sie demPräsentismusgegen.
Kosten für Equipment
Wenn Mitarbeiter mobil arbeiten, sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, sämtliche Kosten für das technische Equipment oder die Büroausstattung zu zahlen, da es keinen festen Arbeitsplatz gibt. Sie können Ihren Angestellten aber aus eigenem Interesse Utensilien wie Laptop, Bildschirm oder Tastatur mitgeben, damit sie ihre Arbeit bestmöglich durchführen können.
Datenschutz
Der Datenschutz ist auch beim mobilen Arbeiten einzuhalten. Das betrifft nicht nur das Sammeln und Speichern der persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Auch alle Computer-Systeme müssen den Datenschutz-Anforderungen gerecht werden.
Mit dem Datenschutz ist meist auch die Zustimmung zu einem Betretungsrecht verbunden. Der Arbeitgeber kann hierdurch zu einem willkürlichen Zeitpunkt zum Arbeitnehmer kommen und prüfen, ob alle vereinbarten Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Das Betretungsrecht sollte vertraglich festgehalten werden.
Betriebs- oder Dienstvereinbarung
In der Betriebs- oder Dienstvereinbarung (im öffentlichen Dienst) wird ein Vertrag zwischen Unternehmen und dem Betriebsrat geschlossen, in dem die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber, -nehmer und Betriebsrat definiert werden. Er dient als Grundlage für das mobile Arbeiten und ist meist nur für große Unternehmen relevant.
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Kollaboration
Um die ortsübergreifende Zusammenarbeit zu vereinfachen, sollten Ihre Prozesse digital laufen. Das umfasst sowohl Kommunikationsprozesse, z. B. über interne Chats wie Slack oder über Video-Meetings wie Zoom, als auch interaktive Brainstorming- und Planungsplattformen wie Miro oder ein digitalen Projektmanagement über beispielsweise Asana.
>> Die besten Kollaborations-Tools für eine effiziente ortsübergreifende Teamarbeit finden Sie in diesem Artikel.
Informationsfluss
Stellen Sie beim mobilen Arbeiten sicher, dass alle Informationen und Neuigkeiten auch an alle Mitarbeiter*innen durchdringen. Das können Sie über einen internen Newsletter, über den Firmenchat oder ein internes Wiki abbilden. Wichtig ist: Es muss digital gespeichert und zu finden sein.
Kann man mobiles Arbeiten steuerlich absetzen?
Beim mobilen Arbeiten muss der Arbeitgeber nicht die vollen Kosten für die Büroausstattung zahlen. Aber Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, einen Teil der Kosten zu versteuern.
Wichtig ist: Eine Arbeitsecke in der Küche oder im Wohnzimmer reicht nicht, um als Arbeitsplatz zu gelten. Es muss ein separates Zimmer sein, das nur für Arbeitszwecke eingerichtet und genutzt wird.
Wenn Arbeitnehmer während des mobilen Arbeitens einen Teil der Zeit von zu Hause aus arbeiten, können sie maximal 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten jährlich von der Steuer absetzen.
So etablieren Sie mobiles Arbeiten in 4 Schritten
Mobiles Arbeiten ist mit so manchem Verwaltungsaufwand verbunden, immerhin müssen Richtlinien definiert, Checklisten erstellt und Verträge neu erstellt bzw. erweitert werden. Diese vier Schritte helfen Ihnen, das mobile Arbeiten umzusetzen.
Klären Sie alle rechtlichen Grundlagen, z. B. Vorgaben für den Datenschutz (etwas über eine Checkliste), Arbeitszeiterfassung, Betretungsrecht oder eine Widerrufsklausel zum mobilen Arbeiten beispielsweise aus betrieblichen Gründen.
Legen Sie alle Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und -nehmer fest, z. B. in Bezug zur Hardware.
Definieren Sie, wann und wie der Arbeitnehmer erreichbar sein sollte. Bekommt er zum Beispiel ein Diensthandy oder nicht.
Planen Sie, wie oft die Führungskraft mit dem Arbeitnehmer Gespräche führt, um den Status quo zu Stimmung, Motivation und Ergebnissen zu besprechen.
>> Sie denken über hybrides Arbeiten nach? Mit diesem Artikel finden Sie heraus, ob es zu Ihrem Unternehmen passt.
