Fragen und Antworten (2024)

Folgende Registrierungen sind für das Fachverfahren FATCA im Vorfeld erforderlich und daher rechtzeitig vor der Datenübermittlung durchzuführen:

• eine Registrierung bei der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Staaten von Amerika (Internal Revenue Service - IRS) zur Erlangung der GIIN für das meldende Finanzinstitut (FI),
• Anmeldung des Datensenders (Fremddienstleister oder das Finanzinstitut selbst) beim Fachbereich FATCA im Bundeszentralamt für Steuern zur Erlangung einer BZSt-Nummer,
• die anschließende Einrichtung eines Benutzerkontos inklusive Erstellung des dazugehörigen BOP-Zertifikats im BZStOnline-Portal (BOP), falls der Datensender noch nicht über ein EOP- oder BOP-Zertifikat verfügt und
• die Beantragung der Freischaltung der Massendatenschnittstelle ELMA im BOP, falls die Übermittlung von Massendaten erwünscht ist.

Ausführliche Informationen zum Registrierungsverfahren für die Übermittlung von FATCA-Meldungen an das BZSt finden Sie im Kommunikationshandbuch Teil 1 - FATCA / CRS, welches auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.

Der Datensender, also derjenige, der die Daten übermittelt, muss beim BZSt registriert und im Besitz einer gültigen BZSt-Nummer und eines Zertifikates für das BZStOnline-Portal (BOP) sein. Mit dieser BZSt-Nummer kann der Datensender einzelne Meldungen zu verschiedenen Verfahren bzw. verschiedenen Finanzinstituten übermitteln. Eine separate Registrierung für jedes Finanzinstitut ist nicht erforderlich, wenn Massendaten oder auch Einzeldaten durch eine Meldestelle übermittelt werden sollen.

Sollen Massendaten übermittelt werden, ist zusätzlich noch die Freischaltung der Massendatenschnittstelle ELMA im BOP zu beantragen.

Es ist jedoch zu beachten, dass für jedes Finanzinstitut eine eigene GIIN (Global Intermediary Identification Number) beim IRS zu beantragen und zu übermitteln ist, um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten. Außerdem können in einer FATCA-Meldung nicht mehrere Finanzinstitute konsolidiert angegeben werden, sondern für jedes Finanzinstitut ist eine eigene FATCA-Meldung zu erstellen.

Das Benutzerkonto-bezogene BOP-Zertifikat läuft grundsätzlich drei Jahre nach der Erstellung aus, kann aber durch aktives Handeln immer wieder verlängert werden und vermeidet somit den Verlust der gespeicherten und vorangegangenen Daten oder das Erfordernis ein neues Benutzerkonto erstellen zu müssen.

Zum Ablauf des Zertifikats erfolgt in der Regel eine rechtzeitige Benachrichtigung per E-Mail. Erfolgt daraufhin eine normale Anmeldung (Login) im BOP, wird das Zertifikat verlängert und alle Konten bleiben erhalten. Ist dies nicht geschehen und eine Anmeldung ist nicht mehr möglich, kann mit der bekannten BZSt-Nummer und dem dazugehörigen Geheimnis ein neues Benutzerkonto zur bestehenden BZSt-Nummer angelegt werden.

Der Datenaustausch für Massendaten erfolgt im XML-Format und wird in einem automatisierten Verfahren über die Massendatenschnittstelle ELMA durchgeführt.

Die Übermittlung muss nach dem aktuellen amtlich vorgeschriebenen Datensatz im Wege der Datenfernübertragung erfolgen. Weitergehende Informationen sind im Allgemeinen Kommunikationshandbuch zum "ELMA-Verfahren“, fachspezifische Informationen zum Kommunikationshandbuch FATCA Teil 3 enthalten.

Eine kombinierte Übermittlung von Meldungen für einen Meldezeitraum als Massen- und Einzeldaten ist möglich. Des Weiteren kann eine Löschmeldung oder Korrekturmeldung auch über einen anderen Übermittlungsweg als denjenigen erfolgen, der ursprünglich für die Erstmeldung genutzt wurde (z. B. Übermittlung der Erstmeldung über die Massendatenschnittstelle ELMA und anschließende Korrektur per Einzeldatenübermittlung über das BZSt-OnlinePortal).

Sollte als erster Übermittlungsweg allerdings die Massendatenschnittstelle ELMA gewählt worden sein, sind die über die Massendatenschnittstelle ELMA übermittelten Daten nicht im BZStOnline-Portal (BOP) in der Rubrik "Meine Formulare" für eine mögliche Datenübernahme hinterlegt. Korrektur- oder Löschmeldungen sind manuell einzugeben und es ist dabei zu beachten, dass neben der beabsichtigten Korrektur, keine weiteren Abweichungen zur referenzierten Erstlieferung vorliegen dürfen.

Eine Sammelmeldung ist eine Meldung, die Daten verschiedener Finanzinstitute enthält. Diese Art von Meldung ist für das Verfahren FATCA technisch nicht zulässig. Innerhalb einer Meldung können immer nur meldepflichtige Daten eines Finanzinstituts (FI) erfolgen.

Weitere Informationen befinden sich im Kommunikationshandbuch FATCA Teil 3, welches auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.

Die von einem Finanzinstitut an das BZSt zu meldenden FATCA-Daten können in mehrere Teilmeldungen aufgeteilt werden. Eine Übermittlung der einzelnen Teilmeldungen durch unterschiedliche Datensender (Finanzinstitut und/oder Fremddienstleister) ist möglich.

Die Identifizierung des meldepflichtigen Finanzinstituts erfolgt über die mitzuliefernde GIIN (Global Intermediary Identifying Number), die vorab beim IRS zu beantragen ist.

Nachstehend werden die technischen Besonderheiten bei der Übermittlung von FATCA-Daten im Zuge einer Verschmelzung/Fusion erläutert. Die diesbezüglich fachliche Betrachtungsweise ist im Themenbereich "Allgemeine Fragen" abgebildet.

Konkrete Vorgaben des IRS für die Zuständigkeit der Übermittlung von FATCA-Meldungen für Meldezeiträume, die von einer Verschmelzung von meldepflichtigen FIs betroffen sind, sind dem BZSt nicht bekannt.

In erster Linie ist bei FATCA-Meldungen im Zusammenhang mit einer Verschmelzung bzw. Fusion zweier Unternehmen allerdings sicherzustellen, dass es zu keiner Doppelmeldung von Konten kommt, keine meldepflichtigen Daten ausgelassen werden und bei der Abgabe von FATCA-Meldungen unberücksichtigt bleiben. Eine Filterung oder ein Abgleich der enthaltenen Konteninformationen kann und wird durch das BZSt nicht erfolgen.

Da infolge der Verschmelzung Konten und Kundenbeziehungen auf das "übernehmende FI" übergehen, ist im Kalenderjahr der Verschmelzung zum Stichtag 31.12. das "übernehmende FI" als das meldepflichtige FI in Bezug auf die (übernommenen) meldepflichtigen Konten zu sehen.

Findet demnach die Verschmelzung unterjährig statt, sind Erstmeldungen (FATCA1 - Neue Daten) ab dem Jahr der Verschmelzung im Namen des "übernehmenden FI" und unter Angabe dessen GIIN zu übermitteln.

Für die spätere Übermittlung von Folgemeldungen (Korrektur- oder Löschmeldungen) ist zu beachten, dass die Angaben zum ReportingFI inhaltsgleich zur referenzierten Erstmeldung sein müssen. Insbesondere in Bezug auf Meldezeiträume vor dem Zeitpunkt der Verschmelzung und somit auf verarbeitete Erstmeldungen des "übertragenen FI", ist auch weiterhin stets das "übertragene FI" als meldepflichtiges Finanzinstitut beizubehalten. Sobald Abweichungen zwischen der Erstmeldung und Folgemeldung hinsichtlich der Angaben zum Namen oder der GIIN des FI festgestellt werden, kann eine Abweisung der Lieferung durch das BZSt bzw. den IRS nicht ausgeschlossen werden.

Nachmeldungen des "übertragenden FI" zu alten Meldezeiträumen vor dem Meldezeitraum, in dem die Verschmelzung stattfand, sind ebenfalls in dessen Namen und unter Verwendung dessen GIIN zu melden.

Wenn nach der Verschmelzung beide FI weiterhin ihre alten (IT)- Systeme technisch getrennt voneinander verwenden und dementsprechend mehrere XML-Dateien generieren, können diese auch als mehrere FATCA-Meldungen zu einem Meldezeitraum im Namen des "übernehmenden FI" übermittelt werden, da im FATCA-Verfahren aus technischer Sicht die Übermittlung mehrerer Teilmeldungen zulässig ist. Getrennte FATCA-Meldungen zu einem Meldezeitraum lassen sich im System dem meldepflichtigen FI zuordnen, sofern dieselbe Schreibweise des FI-Namen verwendet wird.

Da die Verschmelzung beim IRS angezeigt werden sollte, könnte dadurch die GIIN des "übertragenen FI" auf einen Gültigkeitszeitraum beschränkt werden. Wird diese für Meldezeiträume nach dem Zeitpunkt der Verschmelzung weiterhin verwendet, könnte dies zu einem Fehlerhinweis bezüglich einer ungültigen GIIN und somit zur Abweisung der betroffenen FATCA-Meldung(en) durch den IRS führen.

Sollte das Finanzinstitut selbst als Datensender auftreten und kommt es im Zuge der Verschmelzung zusätzlich zur Umfirmierung des "übernehmenden FI", muss auch die Anpassung der Kontaktdaten (Firmenbezeichnung, Adresse) zu einer bereits bestehenden BZSt-Nummer erfolgen. Unter Angabe der betroffenen BZSt-Nummer sind die entsprechenden Änderungen (Firmenbezeichnung und ggfs. weitere geänderte Kontaktdaten) dem BZSt mit der Bitte, die zu der BZSt-Nummer hinterlegten Daten in der Benutzerverwaltung der elektronischen Antragstellung zu ändern, mitzuteilen.

Wird ein IT-Dienstleister mit der Datenübermittlung beauftragt und somit dessen BZSt-Nummer verwendet, bleibt diese von den zuvor beschriebenen Hinweisen unberührt. Lediglich die vorherigen Informationen bezüglich der Finanzinstitute, in deren Namen die FATCA-Meldungen erfolgen sollen sind zu beachten.

Da es sich bei der TIN (Tax Identification Number) ab Meldezeitraum 2017 um eine Pflichtangabe handelt (§8Abs.5FATCA-USA-UmsV), wird ab diesem Zeitpunkt stets die Angabe einer gültigen US-TIN systemseitig erwartet. Dieses automatisierte Vorgehen gilt auch für die Fallkonstellationen, in denen aus tatsächlichen und rechtlichen Gründen keine TIN eingetragen werden kann.

Sollte unabhängig von dem dafür ausschlaggebenden Grund keine US-TIN angegeben worden sein, werden die betroffenen Reports bereits durch das BZSt abgewiesen. Aber auch bei der generellen Verwendung von unzulässigen Zeichenkombinationen, der Verwendung von Zeichenkombinationen nach dem Gültigkeitszeitraum einer bestimmten Übergangsregelung, für welchen diese zugelassen wurden, ist die Ausgabe eines Fehlers durch den IRS zu erwarten.

Demnach führen folgende Konstellationen in bestimmten Meldezeiträumen zu einem Fehler:

• die Angabe zur TIN fehlt vollständig,
• die TIN wurde mit neun „A“ befüllt (ehem. unkooperative Kontoinhaber),
• die TIN wurde mit neun „0“ befüllt (ehem. Organisationen/passive NFFE, für die tatsächlich und/oder rechtlich keine TIN existieren kann) oder
• die TIN wurde mit einem systemisch identifizierbaren Muster (z.B.123456789, 987654321, 222222222etc.) befüllt.

Informationen zur Angabe einer gültigen US-TIN und den Voraussetzungen für die Verwendung eines alternativen Codes bei fehlender TIN, der dennoch die Ausgabe einer Fehlermeldung durch den IRS auslöst, können Sie den Kommunikationshandbüchern Teil 2 und Teil 3 entnehmen, welche auf dieser Internetseite unter der Rubrik "Handbücher" veröffentlicht sind.

Da es sich bei der US-amerikanischen Steueridentifikationsnummer (US-TIN) des Kontoinhabers bzw. der beherrschenden Person ab dem Meldezeitraum 2017 um eine Pflichtangabe handelt (§ 8 Abs. 5 FATCA-USA-UmsV), werden die betroffenen Reports bei Fehlen dieser Angabe bereits durch das BZSt abgewiesen.

Liegt dem FI keine gültige US-TIN vor, wird stets empfohlen die im Rahmen der Übergangsregelungen bisher zugelassenen Konstellationen zu verwenden. Da es sich jedoch um keine gültige, vom IRS vergebene US-TIN handelt, wird bei der Verwendung der folgenden, alternativen Zeichenkombinationen stets die Ausgabe eines Fehlers durch den IRS erwartet:

• die TIN wurde mit neun „A“ befüllt (unkooperative Kontoinhaber),
• die TIN wurde mit neun „0“ befüllt (Organisationen/passive NFFE, für die tatsächlich und/oder rechtlich keine TIN existieren kann) oder
• die TIN wurde mit einem systemisch identifizierbaren Muster (z.B. 123456789, 987654321, 222222222 etc.) befüllt.

Detaillierte Informationen zu den zulässigen Alternativcodes und meldezeitraumabhängigen Besonderheiten sind den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 und Teil 3, sowie in den FAQ auf der Internetseite des IRS im Abschnitt „Reporting“ – „Q3" zu finden.

Folgemeldungen müssen stets eine Referenzierung auf eine vorherige, nicht vom BZSt abgewiesene Erstmeldung enthalten, da sie sich auf bereits übermittelte Daten beziehen und dadurch ein Bezug zu den Reports, die korrigiert oder gelöscht werden sollen, hergestellt werden kann.

Bevor eine Folgemeldung initiiert wird, ist stets der Eingang der US-EmpfangsbestätigungAnFI, dem Verarbeitungsergebnis der USA zur vorhergegangenen FATCA-Meldung beim Datensender abzuwarten. Erst ab diesem Zeitpunkt ist es für den Datensender möglich eine Folgemeldung erfolgreich abzugeben. Maßgebend ist, dass die Verarbeitungsreihenfolge eingehalten wird und somit die vorherige FATCA-Meldung den gesamten Prüfprozess beim BZSt und beim IRS durchlaufen hat.

Wird die Übermittlung einer Folgemeldung zu einem früheren Zeitpunkt vom Datensender angestoßen, erfolgt eine Abweisung dieser FATCA-Meldung bereits durch das BZSt.

Gleiches gilt für die zeitgleiche oder unmittelbar aufeinanderfolgende Übermittlung mehrerer Folgemeldungen derselben oder verschiedener Meldearten. Ein solches Vorgehen führt zur Weiterleitung der technisch zuerst verarbeiteten FATCA-Meldung an die USA und für die weiteren FATCA-Meldungen zu einer Abweisung durch das BZSt. Auch bei der Notwendigkeit, mehrere Folgemeldungen zu versenden, ist jeweils der Erhalt der US-EmpfangsbestätigungAnFI zur vorhergegangenen FATCA-Meldung abzuwarten, bevor die nächste Folgemeldung übermittelt wird.

Weitergehende Informationen können den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCATeil 2 und Teil 3, sowie US-EmpfangsbestätigungAnFI (UEFI) entnommen werden.

Alle Informationen zur Zulässigkeit und Durchführung von möglichen Folgemeldungen bei angenommenen, fehlerfreien Erstmeldungen können den entsprechenden Dokumenten, die auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht sind, entnommen werden.

Dabei enthält das Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 die Informationen, die für die Übermittlung von Einzeldaten maßgebend sind und das Kommunikationshandbuch FATCA Teil 3 die Informationen, die für die Übermittlung von Massendaten grundlegend sind.

Bestehen allerdings nach Versand einer Lieferung Rückfragen zu bestimmten Fehlermeldungen, die in einem Verarbeitungsprotokoll FATCA ausgegeben, oder durch das US-amerikanische System generiert und dem Datensender in Form einer US-EmpfangsbestätigungAnFI bereitgestellt wurden, können entsprechende Informationen aus den gleichnamigen Dokumenten in der Rubrik Rückmeldungen und Protokolle nachgelesen werden.

Eine Löschmeldung muss stets eine Referenzierung auf eine erfolgreich übermittelte Erstmeldung enthalten. Das heißt, eine FATCA-Meldung der Meldeart FATCA1 - Neue Daten wurde ohne Fehler beim BZSt verarbeitet, technisch angenommen und an den IRS weitergeleitet.

Bei einer Löschmeldung findet ein zeichengenauer Abgleich der Feldinhalte beim IRS statt. Bereits ein zusätzliches oder weggelassenes Leerzeichen, eine Abkürzung oder andere Schreibweise eines Straßennamens kann zu einer Abweisung führen. Daher sind die Daten der referenzierten ursprünglichen Erstmeldung sehr sorgfältig in die Löschmeldung zu übertragen.

Bei einer Löschmeldung müssen allerdings nicht zwangsläufig alle Datensätze und Angaben der Erstmeldung enthalten sein, sondern es können auch bspw. nur die Datensätze gelöscht werden, die von Fehlern betroffen sind.

Für den jeweils aktuellen Meldezeitraum sind in Bezug auf Löschmeldungen Besonderheiten zu beachten, da während einer bestimmten Zeitspanne eine Übermittlung auch vor dem Erhalt einer US-EmpfangsbestätigungAnFI möglich sein kann. Die Voraussetzungen hierfür und weitere Informationen sind im Dokument Verarbeitungsprotokolle FATCA im Abschnitt "Zulässigkeit von Meldearten" nachzulesen.

Grundsätzlich stellt das BZSt den Sendern von Massendaten ganzjährig eine Testumgebung zur Verfügung, die das aktuelle System widerspiegelt und eine Simulation von Erst- und Löschmeldungen ermöglicht.

Für Einzeldatenmelder (BOP) besteht keine Testmöglichkeit.

Nähere Informationen zum Testverfahren finden Sie im Handbuch für das FATCA-Testverfahren über die Massendatenschnittstelle ELMA, welches auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.